No mês de julho, como sabemos, os Conselhos Diretores dos Rotary Clubs, no mundo inteiro, terão novos administradores. Daí a oportunidade da publicação (adaptada) deste artigo do EGD José Augusto Bezerra, um importante guia que pode ser útil aos companheiros Membros dos novos Conselhos Diretores.

Se falássemos da filial de uma grande empresa espalhada pelo mundo inteiro. Se tal filial fosse parte de um império onde os acionistas eram os próprios funcionários, os quais há quase um século, provinham dentre os melhores, mais honrados e atuantes líderes profissionais de cada região, geração após geração.

Se a cada ano o Presidente mundial ou seu representante viesse visitar a filial para fazer uma avaliação de desempenho. Se o relatório dele primeiramente contemplasse a secretaria, a tesouraria e a administração. Se depois registrasse o índice de companheirismo, de frequência, de conscientização e de ação da equipe. Se viesse analisar o plano de atividades da filial, de cada diretoria e de cada subdiretoria. Se viesse comprovar a qualidade dos produtos e o modo como estavam sendo oferecidos ao mercado. Se pedisse para que o responsável de cada área fizesse uma rápida exposição oral sobre suas conquistas e suas dificuldades. Se inquirisse sobre projetos humanitários preparados e encaminhados pela filial, bem como se quisesse saber acerca de emparceiramento com outras filiais. Se os programas da Fundação que tinha o nome da empresa estavam sendo implementados, se estavam sendo pouco utilizados ou se estavam sendo simplesmente esquecidos. Se viesse saber sobre a imagem da empresa perante a opinião pública e se viesse esperando encontrar uma agenda de dúvidas e questões para o representante resolver, orientar ou encaminhar aos mais altos escalões.

Estou certo que o dia da chegada desse homem seria o mais importante e esperado do ano na filial. Haveria certo corre-corre. Os funcionários viriam com a melhor aparência possível. Os móveis estariam brilhando. O piso estaria encerado. Os arquivos em dia. Os computadores com as telas iluminadas. As pessoas pareceriam um pouco ansiosas, porém alegres, principalmente as que iriam falar. O cardápio seria escolhido com carinho. Os horários, impecáveis. Enfim, tudo devia colaborar para que o representante do Presidente levasse a melhor impressão. Para que o seu relatório dissesse coisas boas. Que fosse o retrato em cores de uma filial bem-sucedida. Se fosse o Rotary Se o nome dessa empresa fosse Rotary, se o nome do representante fosse Governador de Distrito, se o nome da filial fosse o do seu Rotary Club e se o acionista para quem estamos escrevendo fosse você? Sim, se fosse você! Não é por acaso que recebeu o título de associado. Tome-o ao pé da letra. Sinta-se também dono dessa entidade, na parcela que lhe diz respeito, pois do mais novo ao mais antigo, qualquer associado tem a exata quantidade de ações que o próprio Presidente da companhia possui. Não existem ações preferenciais. São intransferíveis e, bem como qualquer associado, em qualquer país, pode chegar a Presidente da filial, a Diretor Internacional ou a Comandante da Organização.

Então, não precisamos mais da conjunção “se”. Você é de fato e de direito, parte dessa empresa globalizada. Vá à reunião de acionistas da filial, que já discute os preliminares da visita. Dê contribuições. Ao final, lembre-lhes que somos um clube de profissionais e que os seguintes pontos devem ser obedecidos se não quisermos agir amadoristicamente.

Os pontos São, no total, 24 pontos que deverão ser seguidos à risca, para que todo o trabalho se desenvolva da melhor forma possível.

  1. O Presidente do Clube deve ler e decorar a página 45 do Manual do Presidente.
  2. O secretário, idem, a página 20 do Manual do Secretário.
  3. O Presidente, o secretário e o tesoureiro devem ser convocados para o horário da visita à secretaria.
  4. O Conselho Diretor; o Diretor e os Presidentes de Avenidas; os Presidentes de comissões e os associados recentes devem ser convocados para a assembleia com o Governador. Os demais associados devem apenas ser convidados, pois será bem-vinda uma grande audiência nesse encontro. Se na secretaria o foco foi o lado burocrático, na assembleia se pondera o lado operativo. É uma reunião de trabalho, por isso é importante que se desvincule da reunião festiva (terceira parte da visita).
  5. É necessário que cada Presidente de comissão faça um relatório de três minutos sobre o que está fazendo, sobre o que não está podendo ser feito e sobre o que pretende fazer no ano rotário. É a maneira de levá-los a pensar como racionalizar suas tarefas. O Presidente/diretor da Avenida, dependendo da disponibilidade de tempo e do interesse do tema, poderá ou não pedir ao Presidente da comissão que leia o resumo preparado.
  6. Com dez dias de antecedência deve ser feita uma reunião sobre os assuntos da tesouraria/secretaria – página 17 – Manual do Secretário.
  7. Com dez dias de antecedência deve ser preenchido o formulário de “resumos e objetivos do clube” que será entregue ao Governador durante a visita à secretaria.
  8. Deve ser preparada uma agenda de dúvidas e perguntas para que não se tumultue o encaminhamento da assembleia com perguntas ou participações desnecessárias. O tempo de cada pergunta deve oscilar ao redor de três minutos. Devemos reservar o maior tempo possível para ouvir o líder que nos visita.
  9. Convocar representantes do Rotaract/Interact Clubs para encontro com o Governador durante a visita.
  10. Nomear comissão de esposas do clube para acompanhar a esposa do Governador, a fim de que a mesma não se sinta deslocada.
  11. Determinar comissão de rotarianos para recepção ao Governador (aeroporto, hotel e mesmo no clube, para que seja recebido protocolarmente, em consonância com a dignidade do cargo e da missão).
  12. Cuidar para que se reserve a melhor acomodação possível (um hotel que demonstre alto carinho e respeito ao personagem esperado). Ficar antecipadamente claro, no hotel, que as despesas serão pagas pelos rotarianos.
  13. Definir, com antecedência, local e horário da assembleia, que não deve ultrapassar 90 minutos.
  14. Indagar se o Governador deseja presidir a assembleia. Se o Governador não o desejar o que é comum, poderá solicitar ao Presidente que faça o encaminhamento.
  15. No jantar festivo é aconselhável não se levar crianças.
  16. É oportuno (se houverem e se a agenda comportar) a posse de novos associados e entregar novos títulos de “Companheiro Paul Harris”, durante a visita do Governador.
  17. Alguns clubes incluem um presente para o casal. Como o Governador está pedindo que se cumpra a meta “TODOS OS ROTARIANOS, TODOS OS ANOS”, e com o intuito de não onerar os clubes, pede-se que o presente ao casal seja convertido em doação à FUNDAÇÃO ROTÁRIA.
  18. Observar rigorosamente o horário da reunião festiva. As palavras anteriores à do Governador (em torno de uma ou duas) não devem ultrapassar seis minutos e sempre dentro do programa.
  19. Mostrar a pauta da reunião festiva ao Governador, com antecedência.
  20. A palavra não deve ser facultada e, após o Governador falar, ninguém deverá mais usar dela, exceto o Presidente, para encerrar de forma objetiva a reunião.
  21. A comissão de recepção e associados que o desejem deverá levar o Governador ao aeroporto para as despedidas finais.
  22. Anotar para enviar “urgentemente” por e-mail, informações solicitadas pelo Governador e que, por qualquer motivo, não estiveram disponíveis no momento.
  23. Tudo isso deverá ser analisado, ponto a ponto, em uma assembleia preparatória como se fosse um ensaio. Essa simulação deverá ser real e os que forem falar na assembleia deverão fazê-lo também previamente, para que se tenha ideia das explicações que serão fornecidas e do tempo que será gasto.
  24. É aconselhável que se faça uma reunião, pós-visita do Governador, pelo Conselho Diretor, para que no futuro se aprimore o processo.

Companheiros, a visita do Governador é um fato único. É uma história que não se repetirá, pois a cada ano, novo Governador, com novo estilo, passará por entre nós. Saibamos aproveitar esse dia diferente, pois tal qual um raio de luz, ele brilha e passa!

José Augusto Bezerra
Governador 1993-1994 – Distrito 4490
Rotary Club Fortaleza – Alagadiço
(Nota: Adaptação do Texto original)