O Governador e sua esposa estarão visitando os Clubes em seus municípios, conforme o calendário de Visitas Oficiais constante neste Guia e para tanto, pede que seja seguida a Agenda já elaborada pelo Distrito, com sugestões para que você possa conferir se está tudo de acordo. O Governador e sua esposa prezam o cumprimento dos horários conforme programado. O casal não tem restrições alimentares, mas tem preferência por comidas mais leves.

10h00 – Chegada do Governador e esposa, com recepção no marco rotário pelos rotarianos da cidade.

Preparação para a visita do Governador:

• Precisa limpar ou pintar o marco?
• Combinar com os companheiros para irem recepcionar o Casal Governador.
• Com a camisa do clube?
• Informar ao Governador em qual marco será o encontro.
• Não esquecer de levar máquina fotográfica para registro da recepção.

11h00 às 12h00 – Reunião do Governador com o(a) Presidente, o(a) Secretário(a) do Clube e o(a) Tesoureiro(a).

• Documentos do Clube (Declarações, RAIS, CNPJ);
• Informações a respeito dos Projetos do Clube;
• Metas de doações;
• Informações básicas sobre cada comissão;
• Informações sobre a Fundação Rotária (doações anteriores);
• Informações do quadro social;
• Levar dúvidas dos associados;
• Dados do cadastramento do Planejamento Estratégico do ano rotário, no site do RI – Rotary Club Central.

12h30 às 13h30 – Almoço do Governador e esposa com o(a) Presidente e o(a) Secretário(a) e seus cônjuges.

• Falar sobre preferências do Governador e esposa;
• Conforme costume local (convidar quem têm costume de convidar e no restaurante onde têm costume de fazer normalmente. Recomendamos convidar Presidente da ASR, Rotaract e Interact e também os Governadores que morem na cidade).

13h30h às 14h30 – Recesso para descanso.

14h30 – Visitas organizadas pelo Clube – Recomendamos levar o Governador a projetos realizados pelo Rotary na cidade, de preferência aos que abracem alguma Área de Enfoque de Rotary International. Evitar projetos antigos que repetidamente já foram mostrados aos Governadores passados, salvo a existência de algum fato novo que justifique, como novos aportes financeiros, melhorias para a continuidade dos projetos.

16h00 – Reunião com os jovens do Rotaract e Interact (só participam os jovens e o Governador, o Presidente do Rotary não deve participar).

17h00h às 18h00 – Assembleia do Clube com o Governador – É o principal evento do dia, nele devem participar o maior número de rotarianos possível, marcar onde isto seja possível. Cada comissão expõe os seus projetos, cada rotariano pergunta ou fala sobre suas dúvidas, só podem participar rotarianos. Se alguém for tomar posse no dia, não pode ainda participar da Assembleia.

Geralmente a condução dos serviços é do Governador, o Presidente inicia e termina os trabalhos, mas logo no início passa a palavra para o Governador. É indicado que seja realizada a auto apresentação, para que o Governador possa conhecer melhor cada um.

20h00h às 22h30 – Reunião Festiva com discurso do Governador.

OBS: O Governador pede que o término da reunião festiva não passe do horário das 22h30.

Algumas Observações:

• Horário da Reunião – Procurar iniciar a reunião no horário combinado. Em alguns locais, tem a tradição de fazer um companheirismo antes da reunião, consideramos este procedimento saudável, desde que não atrase demais a reunião ou depois corra com ela.
• Término da Reunião – A reunião deve terminar até às 22h30. Devemos lembrar que no dia seguinte o Governador vai para outra cidade, então deverá acordar cedo, por isso solicitamos o cumprimento do horário.
• Importância da reunião: Neste dia o Governador é o principal convidado no nosso clube, devemos tomar muito cuidado para não misturar a reunião com outras coisas e a visita ficar em segundo plano.

Pode ser feito uma comemoração junto com a festiva? Sim, desde que não seja exagerada, como por exemplo, dia dos pais, levar uma mensagem em vídeo ou ler, Aniversário do Clube, cantar parabéns e chamar o Governador para apagar as velas.

Pode dar posse a novo companheiro? Sim, é até recomendado, mas fazer uma posse básica para não ficar maior que a visita, e lembrar-se de convidar o Governador para entregar um pin ou a pasta ou para tirar uma foto, o mesmo vale para entrega de Título Companheiro Paul Harris, o que também é recomendado.

Composição da mesa:

Chamar primeiro, Presidente do Clube e esposa; Governador e esposa; se a ASR tiver outra Presidente que não seja a esposa do Presidente, convide nesta hora; o Governador mais antigo presente (representando o Colégio de Governadores, se couber na mesa, convidar a esposa); o Governador que morar na cidade (se couber na mesa, a esposa), se houver; Presidente do Rotaract; Presidente do Interact, Prefeito, Presidente da Câmara, Juiz. Se as autoridades não forem, não é necessário convidar o representante, somente nomeia durante a fala do Diretor de Protocolo. O Governador Assistente não vai para a mesa neste dia. Se tiver Presidentes de outros Clubes presentes, ou alguma outra autoridade que mereça destaque, reserve uma mesa e convide-os para sentar nela.

Sugestão de Protocolo Básico:

• Composição da mesa;
• Presidente abre a reunião com saudação à Bandeira Nacional e o Hino Nacional;
• O Diretor de Protocolo saúda os presentes e lê mensagem de boas-vindas;
• Posse de novos Associados (se houver);
• Entrega de reconhecimentos rotários (se houver);
• A oradora da ASR faz seu discurso homenageando a Coordenadora Distrital das ASRs;
• A Coordenadora Distrital das ASRs faz seu pronunciamento;
• Um rotariano lê o currículo do Governador;
• Orador do Clube faz seu discurso homenageando o Governador;
• O Presidente do Rotary Club faz seu discurso;
• O Governador faz seu discurso. (Depois do Governador ninguém mais fará uso da palavra, se necessário o Diretor de cerimonial pode fazer uma mensagem de agradecimento);
• O Governador fará homenagens aos associados (se houver);
• O Presidente termina a reunião, convidando a todos para saudar a Bandeira Nacional;
• Convida para o início do jantar;

É de bom tom deixar que o convidado principal se sirva primeiro, perguntar ao Governador (para também não deixar os outros convidados esperando).

Atividades com a Coordenadora Distrital das ASR – Na parte da tarde, durante a Assembleia, a Coordenadora ficará a disposição das senhoras da ASR/Casa da Amizade para participar de eventos, conforme os costumes locais.

Os 24 Itens para Receber Bem um Governador

No mês de julho, como sabemos, os Conselhos Diretores dos Rotary Clubs, no mundo inteiro, terão novos administradores. Daí a oportunidade da publicação (adaptada) deste artigo do Gov. 1993-94 José Augusto Bezerra, do Distrito 4490, um importante guia que pode ser útil aos companheiros Membros dos novos Conselhos Diretores.

Se falássemos da filial de uma grande empresa espalhada pelo mundo inteiro. Se tal filial fosse parte de um império onde os acionistas eram os próprios funcionários, os quais há quase um século, provinham dentre os melhores, mais honrados e atuantes líderes profissionais de cada região, geração após geração.

Se a cada ano o Presidente mundial ou seu representante viesse visitar a filial para fazer uma avaliação de desempenho. Se o relatório dele primeiramente contemplasse a secretaria, a tesouraria e a administração. Se depois registrasse o índice de companheirismo, de frequência, de conscientização e de ação da equipe.

Se viesse analisar o plano de atividades da filial, de cada diretoria e de cada subdiretoria. Se viesse comprovar a qualidade dos produtos e o modo como estavam sendo oferecidos ao mercado. Se pedisse para que o responsável de cada área fizesse uma rápida exposição oral sobre suas conquistas e suas dificuldades. Se inquirisse sobre projetos humanitários preparados e encaminhados pela filial, bem como se quisesse saber acerca de emparceiramento com outras filiais.

Se os programas da Fundação que tinha o nome da empresa estavam sendo implementados, se estavam sendo pouco utilizados ou se estavam sendo simplesmente esquecidos. Se viesse saber sobre a imagem da empresa perante a opinião pública e se viesse esperando encontrar uma agenda de dúvidas e questões para o representante resolver, orientar ou encaminhar aos mais altos escalões.

Estou certo que o dia da chegada desse homem seria o mais importante e esperado do ano na filial. Haveria certo corre-corre. Os funcionários viriam com a melhor aparência possível. Os móveis estariam brilhando. O piso estaria encerado. Os arquivos em dia. Os computadores com as telas iluminadas. As pessoas pareceriam um pouco ansiosas, porém alegres, principalmente as que iriam falar. O cardápio seria escolhido com carinho. Os horários, impecáveis. Enfim, tudo devia colaborar para que o representante do Presidente levasse a melhor impressão. Para que o seu relatório dissesse coisas boas. Que fosse o retrato em cores de uma filial bem-sucedida.

Se fosse o Rotary

Se o nome dessa empresa fosse Rotary, se o nome do representante fosse Governador de Distrito, se o nome da filial fosse o do seu Rotary Club e se o acionista para quem estamos escrevendo fosse você? Sim, se fosse você! Não é por acaso que recebeu o título de associado. Tome-o ao pé da letra. Sinta-se também dono dessa entidade, na parcela que lhe diz respeito, pois do mais novo ao mais antigo, qualquer associado tem a exata quantidade de ações que o próprio Presidente da companhia possui. Não existem ações preferenciais. São intransferíveis e, bem como qualquer associado, em qualquer país, pode chegar a Presidente da filial, a Diretor Internacional ou a Comandante da Organização.

Então, não precisamos mais da conjunção “se”. Você é de fato e de direito, parte dessa empresa globalizada. Vá à reunião de acionistas da filial, que já discute os preliminares da visita. Dê contribuições. Ao final, lembre-lhes que somos um clube de profissionais e que os seguintes pontos devem ser obedecidos se não quisermos agir amadoristicamente.

Os pontos

São, no total, 24 pontos que deverão ser seguidos à risca, para que todo o trabalho se desenvolva da melhor forma possível.

1. O Presidente do Clube deve ler o Manual do Presidente.
2. O secretário, idem, o Manual do Secretário.
3. O Presidente, o secretário e o tesoureiro devem ser convocados para o horário da visita à secretaria.
4. O Conselho Diretor; o Diretor e os Presidentes de Avenidas; os Presidentes de comissões e os associados recentes devem ser convocados para a assembleia com o Governador. Os demais associados devem apenas ser convidados, pois será bem-vinda uma grande audiência nesse encontro. Se na secretaria o foco foi o lado burocrático, na assembleia se pondera o lado operativo. É uma reunião de trabalho, por isso é importante que se desvincule da reunião festiva (terceira parte da visita).
5. É necessário que cada Presidente de comissão faça um relatório de três minutos sobre o que está fazendo, sobre o que não está podendo ser feito e sobre o que pretende fazer no ano rotário. É a maneira de levá-los a pensar como racionalizar suas tarefas. O Presidente/diretor da Avenida, dependendo da disponibilidade de tempo e do interesse do tema, poderá ou não pedir ao Presidente da comissão que leia o resumo preparado.
6. Com dez dias de antecedência deve ser feita uma reunião sobre os assuntos da tesouraria/secretaria – Manual do Secretário.
7. Com dez dias de antecedência deve ser preenchido o formulário de “resumos e objetivos do clube” que será entregue ao Governador durante a visita à secretaria.
8. Deve ser preparada uma agenda de dúvidas e perguntas para que não se tumultue o encaminhamento da assembleia com perguntas ou participações desnecessárias. O tempo de cada pergunta deve oscilar ao redor de três minutos. Devemos reservar o maior tempo possível para ouvir o líder que nos visita.
9. Convocar representantes do Rotaract/Interact Clubs para encontro com o Governador durante a visita.
10. Nomear comissão de esposas do clube para acompanhar a esposa do Governador, a fim de que a mesma não se sinta deslocada.
11. Determinar comissão de rotarianos para recepção ao Governador (aeroporto, hotel e mesmo no clube, para que seja recebido protocolarmente, em consonância com a dignidade do cargo e da missão).
12. Cuidar para que se reserve a melhor acomodação possível (um hotel que demonstre alto carinho e respeito ao personagem esperado). Ficar antecipadamente claro, no hotel, que as despesas serão pagas pelos rotarianos.
13. Definir, com antecedência, local e horário da assembleia, que não deve ultrapassar 90 minutos.
14. Indagar se o Governador deseja presidir a assembleia. Se o Governador não o desejar o que é comum, poderá solicitar ao Presidente que faça o encaminhamento.
15. No jantar festivo é aconselhável não se levar crianças.
16. É oportuno (se houverem e se a agenda comportar) a posse de novos associados e entregar novos títulos de “Companheiro Paul Harris”, durante a visita do Governador.
17. Observar rigorosamente o horário da reunião festiva. As palavras anteriores à do Governador (em torno de uma ou duas) não devem ultrapassar seis minutos e sempre dentro do programa.
18. Mostrar a pauta da reunião festiva ao Governador, com antecedência.
19. A palavra não deve ser facultada e, após o Governador falar, ninguém deverá mais usar dela, exceto o Presidente, para encerrar de forma objetiva a reunião.
20. Anotar para enviar “urgentemente” por e-mail, informações solicitadas pelo Governador e que, por qualquer motivo, não estiveram disponíveis no momento.
21. Tudo isso deverá ser analisado, ponto a ponto, em uma assembleia preparatória como se fosse um ensaio. Essa simulação deverá ser real e os que forem falar na assembleia deverão fazê-lo também previamente, para que se tenha ideia das explicações que serão fornecidas e do tempo que será gasto.
22. É aconselhável que se faça uma reunião, pós-visita do Governador, pelo Conselho Diretor, para que no futuro se aprimore o processo.

Companheiros, a visita do Governador é um fato único. É uma história que não se repetirá, pois a cada ano, novo Governador, com novo estilo, passará por entre nós. Saibamos aproveitar esse dia diferente, pois tal qual um raio de luz, ele brilha e passa!